Als kleine ondernemer wil je natuurlijk niet meer uitgeven dan nodig is. Misschien ben je net gestart en heb je nog weinig financiële ruimte. Maar ook als je bedrijf al langer bestaat, is het verstandig om kritisch naar je uitgaven te kijken. Onnodige kosten zorgen er namelijk voor dat je onderaan de streep minder overhoudt. Door kritisch te kijken naar je vaste lasten, inkoop en andere zakelijke kosten, kun je vaak besparen zonder dat dit ten koste gaat van je bedrijfsvoering. En iedere euro die je niet onnodig uitgeeft, draagt uiteindelijk bij aan een gezonder resultaat. Om je goed op weg te helpen delen we hier de beste bespaartips voor kleine ondernemers. Met deze 10 praktische adviezen kun je direct aan de slag.
1. Breng alle kosten van je bedrijf in kaart
Voordat je begint met in je uitgaven te snijden, is het belangrijk om eerst te weten waar al je geld naartoe gaat. Maak daarom eerst een duidelijk overzicht van je zakelijke kosten. Denk aan vaste lasten zoals abonnementen, verzekeringen, software en energiekosten, maar ook aan transport, administratie en inkoop. Bekijk per kostenpost wat je per maand betaalt, hoe lang het contract nog loopt en hoe nuttig de kosten zijn voor je bedrijf. Lopen er bijvoorbeeld nog abonnementen die niet of nauwelijks worden gebruikt?
Let vooral op waar de grootste kosten zitten, zodat je gericht kunt zoeken naar goedkopere alternatieven of een efficiëntere bedrijfsvoering. Met een compleet overzicht krijg je beter inzicht in je uitgaven en zie je sneller waar onnodige kosten ontstaan. Zo weet je als ondernemer waar je kunt besparen en vormt een duidelijk kostenoverzicht de basis voor structureel besparen binnen je bedrijf.
2. Vergelijk je leveranciers en onderhandel over prijzen
Ga er niet automatisch vanuit dat je de beste prijs betaalt bij je huidige leverancier. Wees daarom oplettend en vergelijk regelmatig de prijzen en voorwaarden met die van andere leveranciers. Plan bijvoorbeeld elk halfjaar een kort vergelijkingsmoment en vraag bij minimaal twee andere leveranciers een actuele offerte op. Vergelijk daarbij dezelfde producten, hoeveelheden en leveringsvoorwaarden. Gebruik deze informatie vervolgens als onderhandelingspunt. Onderhandel niet alleen over de prijs, maar vraag bijvoorbeeld ook om volumekorting, lagere bezorgkosten of langere betalingstermijnen. Kleine verbeteringen per bestelling kunnen op jaarbasis al een aanzienlijk verschil maken en je zakelijke kosten flink verlagen.
3. Bespaar op inkoop door slimmer in te kopen
Inkoop is voor veel kleine ondernemers een belangrijke kostenpost. Denk bijvoorbeeld aan kantoorartikelen, verpakkingen, schoonmaakmiddelen, eten en drinken of andere producten. Alleen kijken naar de prijs op een factuur is daarom niet voldoende. Bereken wat een product uiteindelijk daadwerkelijk kost, inclusief transport, bezorging, opslag en eventuele minimumafnames. Vergelijk daarom verschillende leveranciers en inkoopkanalen; een slimme manier om aanzienlijk zakelijke kosten te besparen. Koop daarnaast op basis van wat je daadwerkelijk nodig hebt. Analyseer bijvoorbeeld je verkoop- en verbruik gegevens en voorkom dat je te veel voorraad aanlegt.
Grotere of gecombineerde bestellingen kunnen voordeel opleveren, maar alleen als extra voorraad niet leidt tot hogere opslagkosten of verspilling. Ook internationaal inkopen kan het vergelijken waard zijn. Een ondernemer die bijvoorbeeld drank verkoopt of regelmatig drank nodig heeft voor zijn bedrijf kan een drankenhandel in Duitsland aan de grens vergelijken met Nederlandse leveranciers. Kijk daarbij ook naar assortiment en leveringsvoorwaarden.
4. Schrap abonnementen en diensten die je niet gebruikt
Relatief kleine bedragen van lopende abonnementen of diensten lijken misschien onbelangrijk, maar een lijst met ongebruikte abonnementen kan behoorlijk aantikken. Loop daarom minimaal twee keer per jaar al je zakelijke abonnementen na. Controleer software, online tools, telefoon- en internetdiensten en andere automatische betalingen. Noteer per abonnement of dienst wat je maandelijks betaalt en welke functies je daadwerkelijk gebruikt. Zeg ongebruikte diensten die geen waarde meer hebben voor je onderneming direct op. Bekijk bij de tools die je wel gebruikt of een goedkopere versie ook voldoende is. Door onnodige diensten en abonnementen op te zeggen en dure pakketten aan te passen, kun je maandelijks structureel besparen.
5. Bespaar op energie en andere vaste bedrijfskosten
Kijk kritisch naar terugkerende kosten zoals energie, verlichting, verwarming en apparatuur. Het terugdringen van dit soort vaste lasten is een van de meest effectieve bespaartips voor kleine ondernemers. Wacht bijvoorbeeld niet met het bekijken van je energierekening tot je contract afloopt. Controleer regelmatig je verbruik en vergelijk je huidige tarieven met alternatieven. Kijk daarnaast waar energie verloren gaat en de kosten onnodig hoog oplopen. Let er bijvoorbeeld op dat verlichting en apparatuur niet onnodig lang blijven aanstaan.
Verder kun je andere vaste lasten, zoals verzekeringen, internet, telefonie en transportkosten, controleren. Vraag je bij iedere grote kostenpost af of deze nog bij je bedrijf past of aangepast kan worden. Zo kun je bijvoorbeeld ook kijken of je bedrijfsruimte niet onnodig ruim is. Met een kleinere, efficiëntere bedrijfsruimte kun je de kosten aanzienlijk verlagen.
6. Automatiseer werkzaamheden waar dat zinvol is
Tijd is ook een belangrijke kostenpost. Door operationele taken te automatiseren, kun je handmatig werk verminderen en kostbare tijd besparen. Kijk welke werkzaamheden iedere week onnodig veel tijd kosten. Denk bijvoorbeeld aan facturen verwerken, afspraken plannen, betalingen controleren en rapportages maken. Onderzoek of bestaande tools of software deze taken automatisch kunnen uitvoeren. Meet hoeveel tijd deze taken kosten en bereken daarna of automatisering financieel interessant is. Kost een tool bijvoorbeeld €30 per maand, maar bespaart deze drie uur werk? Dan kan dit een interessante investering zijn. Controleer ook of automatisering fouten kan voorkomen. Dit kan herstelwerk en daarmee ook onnodige kosten verminderen.
7. Maak je marketingkosten efficiënter
Ook op marketing kun je besparen zonder direct minder zichtbaar te worden. Kijk regelmatig welke marketingkanalen daadwerkelijk klanten opleveren. Houd per kanaal je uitgaven, aanvragen, klanten en omzet bij. Zo krijg je een duidelijk beeld van wat je marketingbudget oplevert. Stop niet direct met een kanaal vanwege één tegenvallende maand. Kijk naar meerdere maanden voordat je conclusies trekt. Stop wel met campagnes die structureel weinig opleveren.
Kijk daarnaast naar goedkope manieren om bestaande klanten opnieuw te bereiken. Denk bijvoorbeeld aan geautomatiseerde e-mails, aanbevelingen en organische marketing. Verdeel je budget vervolgens vooral over activiteiten die aantoonbaar resultaat opleveren. Zo hoef je niet minder aan marketing uit te geven, maar zorg je dat je budget zoveel mogelijk oplevert.
8. Kijk kritisch naar uitbestede werkzaamheden
Als kleine ondernemer besteed je misschien werkzaamheden uit aan een boekhouder, freelancer of een ander bedrijf. Dat kan handig zijn, maar controleer regelmatig of de kosten nog in verhouding staan tot de waarde. Kijk daarom per uitbestede taak wat je betaalt en hoeveel tijd het je bespaart. Onderzoek vervolgens of je bepaalde werkzaamheden zelf kunt uitvoeren of gedeeltelijk kunt automatiseren. Houd daarbij rekening met de waarde van je eigen tijd. Een taak zelf uitvoeren is namelijk niet automatisch goedkoper. Blijft uitbesteden voordeliger of efficiënter? Dan is besparen op deze kosten waarschijnlijk niet de beste keuze.
9. Voorkom verspilling en onnodige voorraad
Besparen zit niet alleen in lagere prijzen. Ook door verspilling en onnodige voorraad te voorkomen, kun je zakelijke kosten verlagen. Verkoop je producten of werk je met voorraad? Houd dan goed bij welke producten snel verkopen en welke langer blijven liggen. Pas je bestelhoeveelheden vervolgens aan op je daadwerkelijke verkoop. Let daarnaast op producten die beschadigen, verlopen of regelmatig worden weggegooid. Noteer welke producten dit zijn, achterhaal de oorzaak en voorkom dat je bij de volgende bestelling te veel voorraad bestelt. Je houdt daardoor minder geld vast in producten die weinig opleveren.
10. Zet besparingen om in concrete bedragen
Plan ieder jaar een moment om je zakelijke kosten opnieuw onder de loep te nemen. Begin met je vijf grootste kostenposten en kijk waar je de meeste winst kunt behalen. Vergelijk opnieuw je leveranciers, contracten, abonnementen, verzekeringen en andere vaste lasten. Controleer ook of je huidige inkoopprijzen nog steeds interessant zijn.
Maak vervolgens per besparing concreet hoeveel deze je oplevert. Noteer het bedrag per maand en bereken wat dit op jaarbasis betekent. Zo zie je direct welke aanpassingen het meeste effect hebben. Houd deze besparingen bij, zodat je ze tijdens je volgende kostencheck opnieuw kunt beoordelen. Om op de lange termijn gezond te blijven is dit simpelweg de beste bespaartip voor kleine ondernemers.
Besparen begint met kleine stappen
Je hoeft niet direct grote veranderingen door te voeren om als ondernemer te besparen. Kijk eerst waar je eenvoudig kosten kunt verlagen en pak dit gericht aan. Zo houd je meer grip op je uitgaven en blijft er onderaan de streep meer over. Met deze 10 tips kun je nu gericht aan de slag en je zakelijke kosten stap voor stap verlagen.