Een succesvol evenement heeft een aantal onmisbare elementen die de ervaring van de bezoekers verbeteren en zorgen voor een onvergetelijk festival. Hier zijn de top 10 elementen die bijdragen en het succes van een festival.
Locatie
Een locatie speelt een grote rol in de algehele ervaring van de bezoekers. Een goede locatie is goed bereikbaar, heeft voldoende ruimte voor een podia en de activiteiten. Wanneer de bezoekers de mogelijkheid krijgen om op het festivalterrein te overnachten moet hier ook een ruimte voor beschikbaar zijn. denk op voorhand goed na wat er allemaal aanwezig moet zijn op de locatie voor het festival.
Line-up voor het festival
Een sterke line-up van bands en artiesten is belangrijk. Het aantrekken van bekende en gewilde acts zorgt ervoor dat mensen tickets willen kopen naar het festival komen. Houdt er hierbij rekening mee dat artiesten vaak een druk programma in de zomer hebben met allerlei optredens. Zorg ervoor dat je op tijd begint met het boeken van de artiesten en hier zo origineel mogelijk in bent te opzichten van andere festivalorganisaties.
Sfeer en decoratie
Een festival moet een unieke sfeer hebben die mensen aanspreekt. Vaak wordt er een thema gekoppeld aan het festival om nog meer die sfeer te creëren. Denk hierbij aan decoraties, verlichting, kunstinstallaties en andere visuele elementen die de locatie transformeren en een feestelijke atmosfeer creëren. Als organisatoren kun je hierin zo creatief zijn als je maar wilt. Vaak heb je niet alle decoratie bij de hand en moet je deze huren. Je kunt hierin helemaal losgaan, om jouw thema van het festival zo goed mogelijk naar voren te laten komen. Bij VL-Entertainment kun je een verlichte dansvloer huren als je bijvoorbeeld een thema hebt dat draait om licht en neon.
Veiligheid en beveiliging
Bezoekers moeten zich veilig voelen bij het festival. Dit omvat het hebben van voldoende beveiligingspersoneel, EHBO-posten, duidelijke nooduitgangen en veiligheidsmaatregelen om incidenten te voorkomen. Neem op voorhand met alle medewerkers van het festival alle noodsituaties door, zodat er snel kan worden gehandeld wanneer dit nodig is. Er wordt immers vaak veel gedronken op festivals, waardoor er dingen fout kunnen gaan.
Voorzieningen
Essentiele voorzieningen, zoals toiletten, drinkwaterpunten, EHBO-posten en eet-en drinkgelegenheden moeten voldoende aanwezig zijn en gemakkelijk toegankelijk zijn voor alle bezoekers. Je wilt immers niet dat mensen lang moeten wachten bij de wc of wanneer iemand naar de EHBO moet er niemand beschikbaar is.
Programmering en planning
Een goede doordacht programmering en planning zorgen ervoor dat er een goede afwisseling is tussen verschillende acts en activiteiten gedurende de dag(en) van het festival. Dit omvat ook het plannen van speciale evenementen en activiteiten naast de muziek en optredens. Door te zorgen voor genoeg variatie weet je zeker dat bezoekers genoeg mogelijkheden hebben.
Duurzaam festival
Tegenwoordig wordt er steeds meer rekening gehouden met duurzaamheid. Zo ook in de festivalindustrie. Het implementeren van milieuvriendelijke praktijken, zoals recycling, gebruik van duurzame materialen en het verminderen van afval voor het behouden van de natuurlijke omgeving. Door hier rekening mee te houden wordt de ecologische impact van festivals vermindert.
Communicatie
Duidelijke communicatie naar de bezoekers is belangrijk. Dit omvat het verstrekken van gedetailleerde informatie over tickets, programma’s, locatie, voorzieningen en veiligheidsinstructies. Dit kan via verschillende kanalen worden gecommuniceerd, zoals websites, social media, e-mails en borden op het festivalterrein. Laat bij het communiceren naar de bezoekers het thema van het festival terugkomen, zodat ze hier continue aan worden herinnerd.
Community betrokkenheid
Het betrekken van de lokale gemeenschap en het creëren van het gevoel van gemeenschap onder de festivalgangers draagt bij aan het succes van het evenement. Dit kan worden bereikt door samen te werken met lokale bedrijven, artiesten en door het organiseren van activiteiten die de lokale cultuur en tradities benadrukken.
Innovatie en verrassingen
Het introduceren van nieuwe en verrassende elementen houdt de ervaring fris en boeiend voor terugkerende bezoekers. Dit kan variëren van nieuwe muziekgenres en artiesten tot interactieve kunstinstallaties en onverwachte optredens. Ook kan er worden nagedacht over het schenken van non-alcoholische dranken, zoals cocktails.
Door bovenstaande tips en tricks door te nemen weet jij zeker dat jouw festival onvergetelijk wordt. Veel plezier met het organiseren!